Comparer le comptage au stock de référence, valoriser les différences et distinguer un mouvement non saisi d'une quantité réellement manquante.
Le stock théorique et le comptage doivent correspondre au même article, au même emplacement, à la même unité et au même instant de référence. Le modèle CSV pour Excel fournit les colonnes utilisées dans les exemples ci-dessous.
Les articles inconnus, les colis ouverts, les produits abîmés et les références sans étiquette ne doivent pas être intégrés directement dans les quantités finales.
Ils doivent passer par une liste d'anomalies, avec une validation séparée pour éviter de fausser le stock et la valorisation.
Dans le modèle, E est la quantité théorique, F la quantité comptée, G l'écart et H le prix unitaire. Les exemples suivants supposent que le comptage et le prix ont été renseignés.
| Indicateur | Formule | Résultat |
|---|---|---|
| Écart de quantité | =F2-E2 | -2 unités |
| Écart valorisé | =G2*H2 | -150 MAD |
| Taux d'écart signé | =G2/E2, au format pourcentage | -1,67 % |
Pour laisser le résultat vide tant qu'une quantité manque, utilisez en G2 =SI(OU(E2="";F2="");"";F2-E2). Pour le taux, utilisez =SI(G2="";"";SI(E2=0;"n.a.";G2/E2)). Une base théorique de zéro rend le taux non applicable, même si l'écart en quantité reste mesurable. Pour la valeur en I2, =SI(OU(G2="";H2="");"";G2*H2) laisse le résultat vide si le prix manque.
L'écart valorisé sert ici à prioriser les contrôles. Le prix utilisé doit rester cohérent avec votre base de valorisation ; ce calcul ne constitue pas à lui seul une écriture d'ajustement comptable.
Supposons un stock de référence de 120 pièces à 18 h. Une sortie de 5 pièces est effectuée à 18 h 05 et le comptage à 18 h 10 retrouve 115 pièces. La différence apparente de -5 s'explique par ce mouvement si sa date et sa pièce justificative sont confirmées.
Conservez les 120 pièces de référence et les 115 pièces comptées. Documentez la sortie dans le rapprochement : 120 - 5 = 115 attendues au moment du comptage. Vérifiez que le mouvement n'est pas déjà intégré avant d'ajouter une correction.
Pour plusieurs zones ou sites, le guide de consolidation en équipe explique comment garder les versions et les preuves de recompte.
Il faut partir d'une base article propre, ajouter les emplacements, saisir les quantités comptées et calculer les écarts dans un fichier maître.
Les articles non reconnus doivent être isolés dans une liste d'anomalies avec photo, zone, description et responsable de validation.
Chaque site produit ses propres fichiers, ce qui augmente les risques de doublon, d'oubli, de retard de consolidation et d'écarts non documentés.
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