Le contrôle physique confirme ce qui existe réellement sur site : actif présent, absent, déplacé, mal affecté, abîmé ou non référencé.
La préparation doit lister les actifs attendus par site et zone. Les équipes doivent savoir quoi contrôler : présence, étiquette, état, affectation, localisation et commentaire d'écart.
Un actif absent doit être distingué d'un actif déplacé. Un actif présent mais non référencé doit être enregistré comme anomalie, pas ajouté sans validation.
La qualité du commentaire terrain est essentielle pour la régularisation comptable ou administrative après inventaire.
Le rapport doit clarifier les corrections à appliquer et les décisions à prendre : mettre à jour une affectation, déplacer un actif, réétiqueter, sortir un actif ou créer une nouvelle fiche.
C'est le contrôle terrain des actifs pour confirmer leur présence, état, localisation et affectation par rapport à la base de référence.
Il doit être documenté avec localisation, description, photo ou commentaire, puis validé avant création ou rattachement dans la base.